コロナの影響で、この4年間はコロナ関連の補助金、助成金申請を行う企業さんが増えてきました。

デジタル化も進み、補助金申請方式は郵送や対面ではなく、オンラインがスタンダードになりました。全国規模のオンライン補助金申請は、比較的わかりやすいオンライン申請フォームになっていますが、 県独自の補助金のオンライン申請フォームの入力は、とまどうことが多いようです。

事業を順調に継続していくためにも、補助金、助成金のオンライン申請ができるように指導サポートを行っています。オンライン申請には、どんなことができるようになったらいいのかご案内します。

補助金オンライン申請、必要なスキルと機器

私の友人、山田社長さんの場合。

社員は皆さん現場、事務はご家族、補助金申請するのは山田社長さんしかいない。社長さんはパソコンやスマホは苦手。

コロナ影響で資金繰りのお悩みを抱えているので、「補助金申請してはいかがですか？」と提案するものの、オンライン申請でなくとも、補助金申請自体をした経験がないから、「興味はあるが、なにせパソコンが苦手でねー、日々の仕事を優先しちゃうんだよ」と、なる。

そんな山田社長さんのような方に向けて…。

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ここでは、具体的なやり方を記していないため、検索で、ご自身で調べてみてください。

「　Excel　四捨五入　関数　」　「　PDFダウンロードの仕方　」といった具合に

自分が頭に浮かんだ言葉（キーワード）を入力検索。欲しい答えがなかったら、関連するキーワードを入れていきます。何度か繰り返すと欲しい答えが見つかります。

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必要な機器　パソコン、スキャナー（複合機またはスマホ）

◾パソコン

申請書や要綱のダウンロード、入力などに必須。

◾スキャナー（複合機またはスマホ）

通帳や身分証明書、申告書などをスキャンするのに必須。

スキャナー専用機器や複合機が無い場合は、スマートフォンがあればOK。

◾アプリケーションソフト　Word・Excel・PDF

・申請書や要綱は、Word・Excel・PDFファイル形式で、ダウンロードして閲覧や印刷を行います。

・オンライン申請入力の前に、たたき台を作っておきます。

・Excelは、自動計算機能もできるようになるのが理想的です。

※申請に間違いがあると、補助金採択されたのに、報告書を提出したら間違いがあって補助金が下りなかった。なんていうことにならないように。オンライン申請と言っても、パソコン内にたたき台を作っておくことで間違いを防げます。

必要なスキル　ダウンロード・画像化など

◾ログイン

補助金オンライン申請フォームは、メールアドレスとパスワードを登録して、ご自身のアカウントを作ります。

メールアドレスやパスワードを、手書きで紙のノートにメモしている方も多いでしょう。

間違いや、紛失のためにも、パソコン内に保存しておくのがオススメです。

Googleなどで、自動でパスワード保存をする機能もありますが、保存されていなかったという場合もあります。

◾ダウンロード

要綱などをブラウザ上で閲覧よりも、パソコンにダウンロードして保存、さらには印刷して読むという方も多いでしょう。

参考：パソコン版WebブラウザでPDFファイルをダウンロードする方法

◾PDFファイル

PDFファイルを開けるようにするのは必須です。Adobe Acrobat Readerソフトは無料で、補助金のサイトに無料ダウンロードのリンクが貼られています。
参考：公式Adobe Acrobat Readerソフト無料ダウンロード　

WordからPDFへの変換は、Microsoftソフトのバージョンによって容易にできるもの、少しやり方に慣れが必要なもの、ソフトを入れないとできないバージョンなどがあります。

このPDFファイルとこのJPEG（画像）ファイルを合体させたい。PDFファイルに直接文字を書きたい。PDFのファイル自体を編集したい。となると、フリーソフト、安価なソフト購入。

使用頻度が高く予算がある方は、Adobe Acrobat Proを購入しています。便利ですが、買い切りではないので維持費が圧迫されます。

◾Excel

Excelは、足し算、引き算の自動計算をさせるのにも便利ですが、自動計算の設定を覚えると便利です。

参考：エクセルで足し算をする方法は？　計算の基礎や関数を使った応用術

◾フォルダに申請に必要な書類をまとめておく

スキャニングした画像や、たたき台で作ったWord、Excelファイルなどを、フォルダにまとめておきます。申請後、報告書作成時にわからなくならないように、ファイル名も変更しておくと良いです。

必要な書類が全部揃ったことを確認したら、オンライン申請のフォームに入力です。

参考：ファイルやフォルダーの名前を変更する方法

上記サイト、windowsバージョンによって、やり方もいくつかありますが、参考までに

◾ショートカット　　コピペ（コピー＆ペースト）

補助金の申請書を作る際にも、何かと使う、コピー＆ペースト、コピー＆貼り付け、切り取り＆貼り付け。

マウスの右クリックで行う方が多いですが、覚えていて損がないショートカットベストランキング第一位は、このコピペです。ぜひぜひぜひに！トライしてみて欲しい。

参考：LESSON 覚えて使って効率アップ！ショートカットキー活用術（1からはじめよう！VAIOパソコン教室）

　

便利なツール　自動計算

◾割合の計算　算数の電卓　ツール

Excelの自動計算が苦手な場合は、ツールを使うのが便利です。いろんな式があり、数字を入力すれば自動計算してくれます。

参考：算数の電卓

補助金で必要な3分の2の計算式忘れちゃった。なんていう場合にも使えます。

◾消費税の自動計算　ツール

補助金では、消費税を対象にしないことから、消費税抜きの金額を知りたい場合があります。

そん時は、自動計算ツールを使ってみましょう。casioが運営していて、豊富な自動計算ツールが入っています。ぜひ、お気に入りに入れておきましょう。
参考：keisan　消費税　　　keisan　トップページ（目次）

◾スマホでスキャニング（スキャナーがない時）

android、iPhoneともに標準アプリのメモ帳等を使うと、自動撮影、四角く整えるなどができて便利です。

参考：スマホで書類や画像をスキャンするには？アプリごとのやり方やきれいに取り込む方法

スマホで通帳をスキャニングして、保存。

◾スマホで保存した画像を、パソコンに送る

スマホで保存した画像をパソコンに送る方法はいくつかあります。実際に進めていくと、どれが便利なんだろう？どのやり方が自分に合っているか。パスワードがわからなくなって先に進めない。など、迷うこともあるかと思います。

・メールで自分のメールアドレスに送る。

・Googleドライブや、iCloud Driveなどのクラウドに入れて、パソコンからダウロードする。

・LINEで、自分一人のグループに送って、パソコンのLINEから保存する。などなど

社長さんのお悩み解決、ご相談ください。

補助金オンライン申請が、スムーズに行えるようにスキルが身につくと、他の業務へも生かすことができるのではないでしょうか？

「補助金があったら、資金繰りが少し楽になる」という、きっかけスタートで、パソコン＆スマホの苦手にトライしてみてはいかがでしょうか？

サービス

「ちょっと教えて」という社長さんに向けて、「なんでもご相談　まかせて！社長さん」サービスをご提供しております。「補助金オンライン申請を手伝って欲しい」方には、当ページの作業をお手伝いします。お客様の状況によっては、訪問前にあらかじめご準備いただいた方が、訪問時間を有効に使える場合がありますので、事前にお困りの状況をおたずねしています。

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