自治会や組合で役員になり、スムーズに連絡をとれる環境を作りたい時、メールやLINEじゃーものたりない。どんな連絡ツールを使ったらイイのか迷っているうちに、結局新規に導入できず終わっちゃう。

コロナの影響で会合数も減って、コミュニケーションがとりずらくなった。会合数が減った影響で、思うようにスケジュール通りに進められない。書類のやりとり、写真の提出。FAXでの出欠席返信はやめて、オンライン化したい。

そんなお悩みの方に、おすすめの連絡ツールをご紹介。

連絡ツールの選び方、ポイント

無料で使える連絡ツールはたくさんありますが、

どれを選ぶかは、少し慎重に選んだ方が良いです。

一度導入すると変更は面倒ですし、参加者の活発な発言、モチベーションを維持していく為にはスタート時に使い勝手の良いツールを用意しておくのがオススメです。

ツールの選び方のポイントは以下。

・目的、使い方

・参加者のスキル・希望

・面倒見の良い人はいるか

目的・使い方（すぐに・将来的に）

目下の目的は出欠席だけど、将来的にはどこまで連絡ツール（オンライン）で行っていきたいのか。を視野に入れましょう。

役員さんが議題を印刷していたけど、参加者各自に印刷してもらいたい。もしくはペーパーレスにしてもいいのでは？とお考えの場合は、少し先を見て連絡ツール選びを検討してみましょう。

・会合の出欠席だけに使う

・誰が既読したかチェックしたい

・活発な意見交換をして、決定していきたい

・スケジュール管理をしたい

・役割分担をして、作業の進行具合を把握したい。タスク管理

・新しい役員に引き継ぎたいから、過去の内容を閲覧したい

参加者のスキル・希望

せっかく最適な連絡ツールを導入しても、参加者が使ってくれない事には始まりません。

参加者のスキルや希望を予めリサーチしておくことも大切です。

・パソコンがラク。スマホしか持っていない。

・LINEは絶対やりたくない。という方もいらっしゃる。

・パソコンもスマホも慣れないけど、教えてくれればできる。

面倒見の良い人がいるか

パソコンやスマホの使い方に多少慣れていて、参加者が困らないように面倒を見てくださる方が組織のなかにいらっしゃるか。

会長さん、役員さんのなかで面倒を見てくださる方が一人でもいらっしゃると頼りになります。

しかしながら、面倒見が良くて、パソコン＆スマホに慣れているという両者を兼ね備えている方はなかなかいません。

そんな場合は、面倒見が良い方に、連絡ツールの使い方を習っていただく。

それは難しいな～。という場合は、参加者皆さんが「それなら私でも使える！」という連絡ツールを導入する。の一択が良いですね。

無料！連絡ツールの比較

既に導入していらっしゃる方も多い、メール、LINEに加えて、
メーリングリストとなるGoogleグループ。LINEから移行し易いLINEworks。
Facebok利用者なら使いやすい、Facebook Messengerグループ。馴染み薄いが高機能のSlackを比較。

種類	メール	Googleグループ（メール）	LINE グループ	Facebook Messengerグループ	LINE Works グループ	Slack
オススメ		4位	3位	1位 同点	1位 同点	番外
導入しやすさ	◎	〇	◎	〇	〇	〇
出欠席管理	△	△ 外部ツール	◎	×	◎	△ 外部ツール
スケジュール管理	△	△ 外部ツール	×	×	◎	△ 外部ツール
タスク管理	△	△ 外部ツール	×	×	◎	△ 外部ツール
既読	△	△	×	〇	◎ 設定により	◎
データ保管＆検索	×	×	〇	〇	◎	〇
過去投稿閲覧	×	◎	×	◎	△	◎
閲覧期間制限無し	◎	◎	〇 画像は有り	◎	無料は ～3年間	無料は 90日間
活発な意見交換	×	×	△	△	△	◎
スマホ見やすさ	△	△	◎	◎	◎	◎
パソコンで使う	◎	◎	◎	◎	◎	◎

◎＝容易にできる 　〇＝できる　 △＝設定次第　 ×＝できない

※各ツールによっては、パソコンとスマホアプリで、できることに制限があります。

外部ツールの連携で補える

機能がないツールを選んでも、出欠席管理、スケジュール管理、タスク管理、データ保管は、

他の無料ツールを使えば補えます。

ただし、既読しているかを優先したい場合は、LINEworks一択。

メール：導入しやすさ一番！

導入しやすさはナンバーワンです。
ただし、頻繁にメール投稿があると、参加者全員が全てのメールを見なくなってしまうツールでもあります。
過去のメールを見るのも、検索機能を上手に使いこなせるかにかかってきます。

Googleグループ（メール）：メーリングリスト　　

メールを連絡ツールに導入すると決めた場合、ちょっと最初に手間をかけてGoogleグループ（メール）導入をオススメします。

メーリングリストの「 freeml 」がサービスを終了して、代替えサービスとして利用している方が多いツールです。

メーリングリストは、宛先に複数人のメールアドレスを選択せずとも、一つのメールアドレスに送信すれば一斉送信されるものです。

最初の設定は、少し手間がかかりますが、ネットで使い方も詳しく書かれていますのでわかりやすいです。参加者にとっては、今までのメールとほぼ変わらないので困ることもほぼないです。

gmailを持っていなくても参加できます。過去メール履歴が見れる事もメリット。出席管理、スケジュール管理、タスク管理は、Googleツールを併用します。